Datenschutz / Privacy

Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 14. Oktober 2026. Diese Datenschutzerklärung liegt in deutscher und englischer Sprache vor. Bei Abweichungen ist die englische Fassung maßgeblich.

1. Wer wir sind

Die Lucari Agent Platform („die Plattform“, „wir“, „uns“, „unser“) gehört der visibleIT Inc. und wird von ihr betrieben; sie schließt die Verträge mit Kunden in allen Ländern und stellt ihnen die Rechnungen. Die visibleIT Inc. ist Verantwortlicher für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen personenbezogenen Daten.

visibleIT Inc.: Verantwortlicher.
12625 Caballo Ct, Estero, FL 33928, USA.
Kapitalgesellschaft nach dem Recht Floridas, gegründet am 26. Mai 2026, wirksam zum 1. Juni 2026 · EIN 42-2877813
Vertreten durch ihren President, Benjamin Schleef
E-Mail: info@visible-it.io
visibleIT GmbH: Unser Vertreter in der Europäischen Union nach Art. 27 DSGVO. Sie und die Aufsichtsbehörden in der EU können sich in allen Datenschutzfragen zusätzlich zu uns oder an unserer Stelle an ihn wenden.
Hunoldstr. 13, 34479 Breuna, Deutschland.
Telefon: +49 5641 929910-0
E-Mail: info@visible-it.de

Die visibleIT GmbH ist unser Vertreter in der EU. Auf Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung zwischen beiden Unternehmen betreibt sie außerdem Teile der Infrastruktur der Plattform für uns — unsere Cloud- und Telefonie-Konten — ausschließlich nach unseren Weisungen. Sie vertreibt die Plattform nicht, ist nicht Partei Ihres Vertrags und nutzt Ihre Daten nicht für eigene Zwecke.

Datenschutz-Kontakt. Die Verantwortung für den Datenschutz bei der visibleIT Inc. liegt bei ihrem President. Um eines Ihrer Rechte auszuüben oder eine Datenschutzfrage zu stellen, schreiben Sie an info@visible-it.io oder, aus der EU, an unseren oben genannten Vertreter.

2. Was diese Erklärung abdeckt

Wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, wenn:

Sie unsere Website besuchen,
Sie ein Konto anlegen,
Sie KI-Agenten auf der Plattform konfigurieren und betreiben,
Personen mit Ihren KI-Agenten interagieren (Anrufer, E-Mail-Absender, Web-Chat-Nutzer).

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir „teilen“ sie nicht für verhaltensbasierte Werbung im Sinne des California Consumer Privacy Act. Wir verwenden die von Ihren Agenten bearbeiteten Gespräche niemals zum Training von KI-Modellen und werten sie niemals kundenübergreifend aus.

Produkt-Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Sprache und den Abonnement-Status und verwenden sie für genau einen Zweck: den Versand von Lucari-News — Launch-Ankündigungen, neue Funktionen, Updates und How-tos. Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie für nichts anderes. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) per Double-Opt-in — abonniert wird erst, wenn Sie die von uns gesendete E-Mail bestätigen; eine unbestätigte Anmeldung löscht sich nach 30 Tagen selbst. Jede Ausgabe enthält einen Abmeldelink, der ohne Konto funktioniert; bei einer Abmeldung behalten wir einen minimalen Nachweis dieser Entscheidung, damit wir Sie nie wieder anschreiben. Der Newsletter enthält keine Tracking-Pixel und kein Klick-Tracking. Der Versand erfolgt über Postmark (oben unter Anbietern aufgeführt).

Lucari Push App

Lucari Push (iOS und Android) empfängt Benachrichtigungen der Agenten, die Sie auf der Plattform betreiben. Die App hat kein Benutzerkonto: Es gibt keine Anmeldung, und wir fragen die Nutzerin oder den Nutzer der App weder nach Namen noch nach E-Mail-Adresse oder Passwort.

Zu jedem Telefon speichern wir eine Gerätekennung, die Adresse, über die der Benachrichtigungsdienst das Gerät erreicht, grundlegende Geräte- und App-Angaben, einen optionalen selbst vergebenen Gerätenamen sowie die auf dem Gerät gewählten Benachrichtigungseinstellungen. Die Zustellung an die Telefone erfolgt über Google; Apple-Geräte werden dabei über den Benachrichtigungsdienst von Apple erreicht. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung gegenüber dem Kunden, dessen Agenten das Gerät benachrichtigen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sowie unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Alarmierungsdienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Benachrichtigungsinhalte — Titel und Text, die Ihr Agent verfasst — werden auf dem Gerät gespeichert sowie 30 Tage auf unseren Servern, damit keine Benachrichtigung verloren geht, während ein Telefon offline ist. Nach 30 Tagen wird die Serverkopie automatisch gelöscht. Zustell- und Bestätigungsnachweise werden mit den übrigen Agentenaktivitäten der sendenden Organisation aufbewahrt.

Die Gerätekennung wird von uns keiner Person zugeordnet. Ein Name entsteht erst, wenn eine Operatorin oder ein Operator Ihrer Organisation das Gerät in der Konsole benennt — diese Bezeichnung sind Daten Ihrer Organisation, nicht der App-Nutzerin oder des App-Nutzers.

Löschung. Durch Deinstallation der App werden ihre Daten vom Telefon entfernt. Den Geräteeintrag löschen wir auf Anfrage; zudem kann eine Operatorin oder ein Operator Ihrer Organisation das Gerät jederzeit in der Konsole aus den Agenten entfernen.

Die App enthält keine Werbung, kein Tracking und keine Analysefunktionen. Sie greift nicht auf Kontakte, Standort, Fotos oder Dateien zu.

3. Welche Daten wir erheben

Sie – wenn Sie sich registrieren und die Plattform nutzen

Kontodaten: Vorname, Nachname, E-Mail, gehashtes Passwort (oder Passkey-Credential-ID) und das Geheimnis Ihrer Authentifizierungs-App, falls Sie diesen zweiten Faktor aktivieren.
Organisationsdaten: Firmenname, offizielle Firmenbezeichnung, Land, vollständige Rechnungsadresse, USt-IdNr. oder Steuernummer, Rechnungs-E-Mail und -Telefon.
Anmelde-Metadaten: IP-Adresse, Browser-User-Agent, Anmeldezeitstempel. Werden verwendet, um Kontoübernahmen zu erkennen und Missbrauch zu drosseln.
Von Ihnen konfigurierte Inhalte: Agentenname und System-Prompt, Stimm- und Sprachauswahl, Routing-Kategorien, von Ihnen hochgeladene Wissensdokumente, Anhänge, Webhooks, benutzerdefinierte Connector-Definitionen, freigegebene Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
Ihre Anfragen an den produktinternen Hilfe-Assistenten. Werden für Ihren eigenen Verlauf gespeichert (letzte 20 Fragen) und – ohne Verknüpfung mit Ihrer Identität – in aggregierter Form genutzt, um Lücken in der Dokumentation zu erkennen.

Ihre Endnutzer – wenn sie mit Ihren Agenten interagieren

Sprach-Agenten: Rufnummer des Anrufers, Transkript des Gesprächs, vom Agenten erfasste Felder (z. B. ein Termin, ein genannter Name), Gesprächsergebnis. Das Audio des Gesprächs wird in Echtzeit verarbeitet, um den Anrufer zu verstehen und zu antworten, und wird weder aufgezeichnet noch gespeichert.
E-Mail-Agenten: die E-Mail-Nachricht, der vom Agenten erstellte Entwurf oder die gesendete Antwort, das Klassifizierungsergebnis, die in Ihrem Auftrag vorgenommene Kalenderbuchung.
Web-Chat: Chat-Transkript und die IP-Adresse des Besuchers zur Ratenbegrenzung und Missbrauchsabwehr.

Sie sind der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten Ihrer Endnutzer; wir sind der Auftragsverarbeiter. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag regelt dieses Verhältnis – er wird bei der Erstellung einer Organisation angenommen; auf Anfrage stellen wir eine unterzeichnete Kopie bereit oder vereinbaren einen individuellen Vertrag.

Verbundene Systeme, für die Sie sich entscheiden

Wenn Sie Ihr eigenes Microsoft-365-Postfach oder Ihren Kalender verbinden (und später Google Workspace), liest die Plattform nur das, was zur Erfüllung der Aufgabe des Agenten erforderlich ist: eingehende E-Mails, Frei-/Belegt-Zeiten sowie die Möglichkeit, in Ihrem Auftrag Termine anzulegen oder Antworten zu senden. Wir lesen niemals E-Mails, die nichts mit der Aufgabe des Agenten zu tun haben. Sie können die Verbindung jederzeit trennen; wir löschen dann die OAuth-Token und erhalten keine weiteren Daten mehr aus diesen Systemen.

Zahlungen

Kartendaten werden direkt von Stripe verarbeitet. Wir sehen oder speichern niemals vollständige Kartennummern. Wir erhalten nur die letzten vier Ziffern, die Kartenmarke und eine Kunden-ID, mit der wir Ihr Abonnement nachschlagen können.

Cookies und ähnliche Speicherung

Wir verwenden nur eine kleine Anzahl unbedingt erforderlicher, browserlokaler Elemente:

Ein Sitzungscookie, das von unserem Authentifizierungsanbieter gesetzt wird, damit Sie angemeldet bleiben.
Browser-localStorage-Einträge für Ihre Design-Einstellung, Ihre zuletzt verwendeten Befehle und ein Kennzeichen, das speichert, dass Sie den Cookie-Hinweis gesehen haben.

Wir setzen keine Analysewerkzeuge ein, die Sie profilieren, keine Marketing-Tracker und keine Drittanbieter-Cookies. Sollten wir jemals Analysen einführen, werden diese selbst gehostet, anonymisiert und zuvor hier offengelegt.

4. Warum wir Ihre Daten verarbeiten – und unsere Rechtsgrundlage (DSGVO)

Betrieb der von Ihnen abonnierten Plattform: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Abrechnung, Rechnungsstellung, Einziehung fehlgeschlagener Zahlungen: Vertrag + gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c)
Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen für den gesetzlichen Zeitraum: Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c)
Verarbeitung von Konversationen und Entwürfen durch KI-Modelle in Ihrem Auftrag: Vertrag
Erkennung von Missbrauch, Drosselung von Bots, Blockieren von Credential-Stuffing: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f)
Versand transaktionaler E-Mails zu Ihrem Konto (Sicherheit, Abrechnung): Vertrag
Verbesserung der Dokumentation anhand aggregierter Nutzung des Hilfe-Assistenten: Berechtigtes Interesse
Bearbeitung Ihrer Anträge zur Ausübung von Rechten: Gesetzliche Verpflichtung

Wir verarbeiten nicht absichtlich besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Sollten Ihre Wissensdatenbank oder die Transkripte Ihrer Agenten solche Daten enthalten – etwa wenn ein Anrufer freiwillig Gesundheitsinformationen preisgibt –, werden diese nur so weit verarbeitet, wie es für die Erbringung des Dienstes erforderlich ist.

5. Mit wem wir Ihre Daten teilen

Wir teilen nur das Notwendige und nur mit den unten aufgeführten Anbietern, die wir zum Betrieb der Plattform benötigen. Jeder von ihnen verarbeitet Daten nach seinen eigenen Bedingungen und seiner eigenen Datenschutzerklärung — verlinkt beim jeweiligen Anbieter. Wie diese Anbieter mit Daten umgehen, können wir nicht ändern; bitte lesen Sie ihre Erklärungen, und wenn Sie einen dieser Anbieter nicht akzeptieren, nutzen Sie die Plattform nicht.

visibleIT GmbH: Unser verbundenes Unternehmen in Deutschland. Betreibt die Cloud- und Telefonie-Konten der Plattform (Google Cloud, Twilio) in unserem Auftrag, auf Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung und nach unseren Weisungen.
Hunoldstr. 13, 34479 Breuna, Germany
Google Ireland Limited / Google LLC: Cloud-Infrastruktur — Hosting, Datenbanken, Authentifizierung, Dateispeicher, Terminplanung, Logging und Zustellung mobiler Benachrichtigungen — sowie Speech-to-Text und die KI-Modelle hinter unseren Sprach-, E-Mail- und Analysefunktionen. Die Verarbeitung erfolgt in der Europäischen Union; einzelne KI-Funktionen können über die globale Infrastruktur des Anbieters bereitgestellt werden. Zertifiziert unter dem EU-US Data Privacy Framework.
cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice · policies.google.com/privacy
Twilio Ireland Limited: Netzbetreiber und Unterauftragnehmer für die Sprachanbindung: Telefonnummern und Gesprächsverbindungen für Sprachagenten, bereitgestellt als Bestandteil des Dienstes. Das gilt für Nummern, die wir bereitstellen. Wenn Sie Ihr eigenes Carrier-Konto verbinden und eigene Nummern einbringen, ist dieser Carrier Ihr Auftragsverarbeiter aus Ihrem eigenen Vertrag und nicht unser Unterauftragsverarbeiter — die Gesprächsaudios erreichen weiterhin die oben beschriebene KI-Verarbeitung.
twilio.com/legal/privacy
ActiveCampaign, LLC (Postmark): Versand und Empfang von E-Mails für die Plattform und die Postfächer der Agenten. Zertifiziert unter dem EU-US Data Privacy Framework.
postmarkapp.com/eu-privacy · postmarkapp.com/privacy-policy
Cloudflare, Inc.: Schutz und Auslieferung unserer öffentlichen Website. Darüber laufen ausschließlich öffentliche Marketingseiten.
cloudflare.com/privacypolicy
Stripe, Inc.: Kartenzahlungen und Rechnungsstellung.
stripe.com/privacy

Von Kunden initiierte Integrationen. Wenn Sie Ihr eigenes Microsoft 365 (und später Google Workspace) verbinden, fließen Daten zwischen der Plattform und diesem Anbieter im Rahmen Ihres bestehenden Vertrags mit ihm. Für diese Verarbeitung gelten dessen Datenschutzpraktiken, nicht unsere:

Microsoft — privacy.microsoft.com/privacystatement
Google Workspace — policies.google.com/privacy

Wir können Informationen auch weitergeben, wenn wir gesetzlich oder durch gerichtliche Anordnung dazu verpflichtet sind oder um die Rechte und die Sicherheit von Nutzern zu schützen – jedoch nur im erforderlichen Mindestumfang, und wir benachrichtigen Sie, soweit das Gesetz dies zulässt.

Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern. Bevor wir einen Unterauftragsverarbeiter, der personenbezogene Daten verarbeitet, hinzufügen oder ersetzen, informieren wir Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail oder über die Plattform. Wenn Sie aus Datenschutzgründen berechtigt widersprechen, arbeiten wir mit Ihnen an einer Alternative; ist keine Alternative praktikabel, können Sie den betroffenen Dienst ohne Vertragsstrafe kündigen.

Google-Workspace-Daten — eingeschränkte Nutzung

Unsere Nutzung von Informationen aus Google-Workspace-APIs entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Konkret: Kalender- und Postfachdaten aus diesen Schnittstellen werden ausschließlich für die von Ihnen aktivierten Funktionen verwendet — Verfügbarkeiten prüfen, Termine buchen, ändern und absagen sowie E-Mail-Entwürfe zur Prüfung durch einen Menschen vorbereiten. Sie werden niemals verwendet, übertragen oder verkauft, um allgemeine oder Basis-KI-Modelle zu erstellen, zu trainieren oder zu verbessern — weder unsere noch die Dritter. Die eingesetzten KI-Modelle werden von Google betrieben (Vertex AI und die Gemini API im kostenpflichtigen Tarif) und trainieren vertraglich nicht mit den übermittelten Inhalten; an andere KI-Anbieter werden Workspace-Daten nicht übertragen.

6. Internationale Datenübermittlungen

Die visibleIT Inc. hat ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz befinden, werden Ihre Daten daher von einem Unternehmen außerhalb dieses Gebiets verarbeitet, und einige unserer Anbieter verarbeiten sie ebenfalls außerhalb dieses Gebiets. Soweit das Gesetz dies als Übermittlung ansieht, verwenden wir:

die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission in den für die Rolle jeder Partei passenden Modulen; und
das EU-US Data Privacy Framework, sofern der Empfänger zertifiziert ist – derzeit Google, Stripe Inc., Postmark und Cloudflare.

Wir führen vor der Nutzung dieser Mechanismen eine Folgenabschätzung zur Datenübermittlung (Transfer Impact Assessment) durch und überprüfen diese laufend.

7. Wie lange wir Ihre Daten speichern

Sofern Sie die Einstellung pro Agent nicht ändern oder Ihr Tarif den Zeitraum verkürzt, beträgt die Standard-Speicherdauer der Plattform 90 Tage für Gesprächstranskripte, E-Mail-Inhalte und -Entwürfe, die Analyseausgabe des Sales-CRM sowie Aktivitätsprotokolle. Sie können pro Agent einen anderen Zeitraum festlegen (bis zu 10 Jahre) und einzelne Gespräche jederzeit löschen. Für einige Kategorien gelten eigene Regeln:

Kontoprofil (Name, E-Mail, Rolle): Solange Sie ein aktives Konto haben, zuzüglich einer kurzen Kulanzfrist nach der Schließung für den Support.
Organisationsprofil (offizielle Firmenbezeichnung, Adresse, USt-IdNr.): Solange die Organisation aktiv ist, danach für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der zugehörigen Rechnung.
Konversationstranskripte, E-Mail-Inhalte und -Entwürfe, Sales-CRM-Ausgabe, Aktivitätsprotokolle: Standardmäßig 90 Tage; Sie können pro Agent einen anderen Zeitraum festlegen und ein Gespräch jederzeit löschen.
Frageprotokoll des Hilfe-Assistenten: 90 Tage im Rohformat; aggregierte Cluster werden zur Produktverbesserung aufbewahrt.
Compliance-Protokoll + Betreiber-Aktionsprotokoll: Nur anfügbar (append-only) für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
Stripe-Rechnungsunterlagen: So lange, wie Steuer- und Handelsrecht es vorschreiben.
Vorläufig gelöschte Organisationen (Soft-Delete): 90 Tage Kulanzfrist; danach endgültige Löschung.
Ungeschwärzte Arbeitskopie einer Unterhaltung (nur wenn die Schwärzung für einen Agenten aktiviert ist): Wird gelöscht, sobald die Schritte nach dem Gespräch abgeschlossen sind, in jedem Fall innerhalb von 2 Tagen. In der Anwendung nicht abrufbar.

Sobald eine Speicherfrist abläuft, löschen oder anonymisieren wir die Daten, es sei denn, das Gesetz verpflichtet uns, sie länger aufzubewahren (z. B. Steuerunterlagen).

Hinweis zur Schwärzung: Wenn Sie die Schwärzung für einen Agenten aktivieren, werden Rufnummern, E-Mail-Adressen und lange Zahlen in der gespeicherten Unterhaltung ausgeblendet. Die Schritte nach dem Gespräch, die die echten Angaben benötigen — einen Lead speichern, eine Folge-E-Mail senden, ein Ticket erstellen — laufen vorher auf einer kurzlebigen, ungeschwärzten Arbeitskopie, die anschließend gelöscht wird. Die Schwärzung bestimmt, was gespeichert bleibt, nicht was der Agent während oder unmittelbar nach der Unterhaltung tun kann.

8. Ihre Rechte

Soweit das Gesetz Ihnen diese Rechte einräumt – nach der DSGVO, der UK GDPR, dem Schweizer DSG, dem California Consumer Privacy Act und ähnlichen Gesetzen –, können Sie:

erfragen, welche Daten wir über Sie speichern, und eine Kopie erhalten (Auskunftsrecht);
unrichtige Angaben berichtigen lassen (Berichtigung);
uns bitten, sie zu löschen (Löschung), vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten;
die Verarbeitung einschränken lassen (Einschränkung);
sie in einem übertragbaren Format erhalten (Datenübertragbarkeit);
der auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen;
eine Einwilligung jederzeit widerrufen, für alles, was wir auf dieser Grundlage verarbeiten;
sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren — insbesondere bei der Behörde in dem EU- oder EWR-Staat, in dem Sie wohnen oder arbeiten oder in dem Sie einen Verstoß vermuten.

Um ein Recht auszuüben, schreiben Sie an die für Ihren Verantwortlichen oben auf dieser Seite angegebene E-Mail-Adresse. Wir müssen möglicherweise Ihre Identität überprüfen, um Ihre Daten zu schützen.

9. Daten Ihrer Endnutzer

Wenn jemand einen von Ihnen eingerichteten Agenten anruft, ihm eine E-Mail schreibt oder mit ihm chattet:

Sie sind der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten dieser Person; wir sind der Auftragsverarbeiter.
Sie sind dafür verantwortlich, ihnen zu Beginn der Interaktion mitzuteilen, dass sie mit einer KI interagieren – wie es Ihr lokales Recht und die EU-KI-Verordnung verlangen.
Sie sind außerdem dafür verantwortlich, ihnen mitzuteilen, dass die Konversation auf der Plattform aufgezeichnet (sofern zutreffend), transkribiert und gespeichert wird und für wie lange, basierend auf der von Ihnen pro Agent konfigurierten Speicherdauer. Diese Transparenzpflicht gilt in jeder Rechtsordnung – auch in solchen, die keine Einwilligung aller Beteiligten zur Aufzeichnung verlangen –, da es sich um eine eigenständige Pflicht nach Art. 13 DSGVO, der EU-KI-Verordnung und gleichwertigen Regelungen andernorts handelt.
Wenn sie fragen, welche Daten erhoben werden, und ihre Rechte ausüben möchten, bearbeiten Sie die Anfrage, und wir stellen die technische Unterstützung bereit, damit Sie ihr nachkommen können.

Unser Auftragsverarbeitungsvertrag enthält die Einzelheiten – darunter was wir verarbeiten, die Sicherheitsmaßnahmen, die genehmigten Unterauftragsverarbeiter und wie wir Sie bei Anfragen Ihrer Endnutzer unterstützen.

Managed- / professionelle Dienstleistungen. Die Tarife sind Self-Service, aber wenn Sie unsere optionale Komplett-Einrichtung oder laufende Verwaltung in Anspruch nehmen (siehe AGB §2), greifen autorisierte visibleIT-Mitarbeiter auf Ihre Anweisung hin auf Ihren Arbeitsbereich zu, um Ihre Agenten zu konfigurieren und zu warten. Dieser Zugriff ist auf das beschränkt, was die vereinbarte Arbeit erfordert, wird protokolliert und unterliegt denselben Vertraulichkeits- und Sicherheitspflichten wie der Rest der Plattform. Wir bleiben Ihr Auftragsverarbeiter und verwenden Ihre Daten für keinen anderen Zweck als die von Ihnen beauftragte Arbeit.

Anrufaufzeichnung und Einwilligung. Sprachagenten verarbeiten das Audio eingehender Anrufe in Echtzeit. Wenn Sie in einer Rechtsordnung tätig sind, die vor der Aufzeichnung oder Transkription die Einwilligung aller an einem Anruf Beteiligten verlangt – darunter Kalifornien, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, New Hampshire, Pennsylvania und Washington in den Vereinigten Staaten sowie viele EU-Mitgliedstaaten –, sind Sie dafür verantwortlich, diese Einwilligung einzuholen, bevor der Anruf beginnt. Unser empfohlenes Vorgehen ist eine kurze einleitende Ansage durch den Agenten. Wir unterstützen dies mit der Begrüßungsfunktion des Agenten.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung und das Recht auf menschliches Eingreifen

Die von Ihnen auf der Plattform konfigurierten KI-Agenten treffen von sich aus keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder eine Person in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Wenn Sie einen Agenten so konfigurieren, dass er eine solche Entscheidung trifft – zum Beispiel eine Leistung automatisch aufgrund eines Bonitäts- oder Betrugssignals verweigert –, sind Sie dafür verantwortlich, die von Art. 22 verlangten Schutzmaßnahmen bereitzustellen (auf Verlangen ein maßgebliches menschliches Eingreifen, das Recht auf Darlegung des eigenen Standpunkts, das Recht, die Entscheidung anzufechten).

Wenn Sie einen Sprachagenten betreiben, empfehlen wir, dem Anrufer eine klare Möglichkeit zu bieten, nach einem Menschen zu verlangen (zum Beispiel über die Weiterleitungsregeln des Agenten). Wenn Sie einen E-Mail-Agenten betreiben, gilt dasselbe – ein Antwortweg, der eine Person erreicht.

Wir erfüllen die geltenden Transparenzpflichten nach der EU-KI-Verordnung für KI-Systeme, die mit natürlichen Personen interagieren. Sie sind dafür verantwortlich, Ihren Endnutzern mitzuteilen, dass sie mit einer KI interagieren; siehe Abschnitt 9.

11. Sicherheit

Wir behandeln Sicherheit als fortlaufende technische Praxis, nicht als abzuhakenden Punkt.

Der gesamte Datenverkehr wird bei der Übertragung verschlüsselt (TLS 1.2 oder höher).
Ruhende Daten werden mit der integrierten Verschlüsselung unseres Infrastrukturanbieters verschlüsselt.
Die Anmeldung unterstützt Passkeys (WebAuthn) und Codes aus Authentifizierungs-Apps. Zugriff auf Betreiberebene erfordert einen Passkey.
Die Mandantentrennung wird durch die Plattform durchgesetzt – eine Organisation kann die Daten einer anderen Organisation weder lesen noch schreiben.
Geheimnisse (API-Schlüssel, OAuth-Refresh-Token) werden in einem dedizierten Secrets-Manager gespeichert, nicht in der Datenbank.
Jede zustandsverändernde Aktion unserer Betreiber wird mit einer Begründung protokolliert und ist überprüfbar.
Wir verwenden Kundengespräche niemals zum Training von KI-Modellen oder für kundenübergreifende Auswertungen; die Gespräche jeder Organisation dienen nur dieser Organisation.
Keine Stimmprofile, keine biometrischen Identifikatoren. Wir extrahieren, erzeugen oder speichern keine Stimmprofile, Gesichtsprofile oder sonstigen biometrischen Identifikatoren aus dem Audio Ihrer Endnutzer, und wir verwenden Audio nicht, um dieselbe Person über mehrere Anrufe hinweg wiederzuerkennen. Unsere zugrunde liegenden Infrastrukturanbieter übernehmen dieselbe Anweisung.
Kontaktdaten werden in gespeicherten Transkripten standardmäßig geschwärzt — Rufnummern, E-Mail-Adressen und lange Zahlen werden in der gespeicherten Unterhaltung durch Platzhalter ersetzt. Die Schritte nach dem Gespräch, die die echten Werte benötigen, laufen vorher auf einer kurzlebigen, ungeschwärzten Arbeitskopie, die anschließend gelöscht wird und in der Anwendung nie abrufbar ist.

Kein System ist unüberwindbar. Sollte es jemals zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten kommen, benachrichtigen wir die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden, sofern erforderlich, und benachrichtigen betroffene Kunden unverzüglich.

12. Kinder

Die Plattform ist für Unternehmen konzipiert. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Personen unter 16 Jahren (unter 13 Jahren, sofern US-Recht gilt). Wenn Sie glauben, dass sich ein Minderjähriger registriert hat, schreiben Sie uns, und wir schließen das Konto.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail oder durch einen Hinweis in der Plattform angekündigt. Ältere Fassungen bleiben auf Anfrage verfügbar.

14. Kontakt

Schreiben Sie an info@visible-it.io. In der EU können Sie sich auch an unseren Vertreter, die visibleIT GmbH, unter info@visible-it.de wenden. Die Postanschriften finden Sie oben auf dieser Seite.